Melhores métodos para a gestão de equipes externas

Pela comunicação distante e dificuldade em realizar o controle do serviço, não é uma tarefa fácil fazer a gestão de equipes externas mesmo para os gestores mais experientes.

Seguros, imóveis, eventos, marketing, provedores de internet, tv por assinatura, manutenção de eletrodoméstico, enfim, diversas áreas demandam colaboradores que possam trabalhar do lado de fora da empresa, principalmente quando ela oferece de forma direta seus serviços aos clientes.

Para te ajudar no gerenciamento das equipes e das atividades realizadas fora do escritório, reunimos neste artigo algumas dicas metodológicas que podem qualificar o seu desempenho como gestor. Aproveitando essas sugestões, bastará um notebook ou laptop para que você possa controlar de modo mais produtivo os serviços realizados externamente.

Gestão de equipes externas e os desafios da metodologia

Antes de você acompanhar os métodos, conheça um pouco mais sobre as dificuldades típicas no gerenciamento das atividades realizadas fora da empresa, assim ficará mais fácil tentar evitar alguns erros durante a sua administração:

1. Comunicação: A falta de contato cara a cara pode ajudar a gerar erros comunicativos;
2. Agendamento: Agendar vários horários próximos pode ser um problema, já que qualquer imprevisto em um atendimento pode atrasar os demais compromissos;
3. Acompanhamento: Alguns gestores identificam a necessidade de ir até o local para confirmar a qualidade do serviço;
4. Capacitação: Além de confiáveis, os profissionais precisam estar capacitados para o serviço e para estabelecer comunicação com a empresa se necessário.

Adiante, você poderá conhecer 3 métodos essenciais para conquistar êxito ao executar a gestão de equipes externas:

1: Usando e abusando da tecnologia

Os avanços da inteligência artificial, Machine Learning e de outros recursos tecnológicos e comunicativos, além de tornarem o mundo cada vez mais conectado e veloz, também ajudaram na dinâmica do gerenciamento das equipes externas, seja qual for o número de trabalhadores que estiver na rua.

Via sistemas inteligentes e smartphones, atualmente é possível manter um contato ativo com a sua equipe sem gastar muito dinheiro, o que funciona como um facilitador para a integração entre os escritórios e ambientes de trabalho externos.

Usando o computador corporativo você pode receber uma gravação de vídeo realizada pelo celular do colaborador para averiguar os diferentes aspectos do serviço que foi realizado ou então para resolver algum imprevisto de última hora.

Ao utilizar chamadas de vídeo ou aplicativos com GPS, não há dificuldades para realizar o acompanhamento do time e fornecer as orientações necessárias de modo eficiente.

A gestão de equipes externas pode ser melhor desenvolvida com plataformas ou softwares corporativos capazes de:

1. Enviar fotos, vídeos ou áudios;
2. Registrar repasses de atendimento;
3. Tirar dúvidas;
4. Agendar ou organizar o agendamento de manutenção, instalação e outros serviços;
5. Realizar o envio de notificações sobre determinado serviço para um ou mais colaboradores externos;
6. Anotar dados adicionais sobre clientes;
7. Digitalizar as informações para otimizar o lado operacional da empresa;
8. Ter mais controle de prazos de metas, horário de trabalho, transparência nas relações entre funcionários e no compartilhamento de informações.

Gestão de equipes externas com tecnologia de ponta custa caro?

A gestão de equipes externas é um aspecto fundamental para o sucesso da sua empresa.

Ao contrário do que o senso comum poderia indicar, muitas das soluções tecnológicas para o gerenciamento dos times externos são acessíveis a preços populares. Com o uso de certos aplicativos, por exemplo, você pode controlar os dados 24 horas, em processos digitalizados, ágeis, produtivos e seguros.

Interessante notar que o mercado oferece opções menos custosas até mesmo para a compra de equipamentos avançados que são indispensáveis na gestão dos colaboradores externos para determinadas atividades.

Por exemplo, ao comprar um notebook ou PC usado mais dedicado e com ampla garantia, você paga menos do que comprando um computador novo de configurações básicas e tem a sua disposição uma máquina capaz de trabalhar com diversos programas abertos em intensas trocas de dados e sem travamento nas operações.

2: A importância de uma liderança eficaz

Além da tecnologia, o lado humano também precisa ser efetivo para que a gestão de equipes externas funcione com a qualidade esperada pelos diretores da empresa, o que envolve a necessidade de fortalecer as lideranças do time.

Para os cargos de liderança são precisos os colaboradores mais produtivos, inspiradores, responsáveis e aptos a exercerem o máximo de funções com autonomia suficiente para orientar as equipes externas.

Além de monitorar e orientar, os líderes também devem analisar os dados ou relatórios das atividades específicas, sempre buscando qualificar a tomada de decisões.

3: Capacitação do time e responsabilidade com metas e prazos

Em uma mesma equipe podem existir diferentes tipos de perfis, desde o estagiário que sempre está com o celular na mão até um diretor que possui pós-graduação em vendas mas conhece muito de tecnologia.

A gestão de equipes deve ser capaz de identificar as melhores chances de aprendizado para cada membro, ajudando todos os envolvidos a trabalharem da melhor forma possível e conquistando a confiança de todos.

Crie uma cultura de feedback, mas cuidado com o excesso de comentários negativos, tendo em vista que a negatividade pode gerar certo nervosismo e alguma desconfiança.

Considere que a capacitação deve englobar pontos técnicos e considerações motivacionais para que todos se sintam valorizados no processo.

Prazos e metas

Entre as diversas etapas existentes nos serviços externos existe uma que é realmente fundamental: os prazos. Quando os compromissos não ocorrem nos dias e nas horas certas, pode acontecer a saída de alguns clientes, o que cedo ou tarde prejudicará sua reputação como gestor.

Independente do que acontecer, procure estimular os funcionários para que não atrasem nos prazos e possam atingir as principais metas.

Às vezes o computador da empresa está lento ao ponto de ser um dos principais motivos dos atrasos e da ineficiência na gestão de equipes externas. Por este e outros motivos vale a pena investir nos potentes PCs ou notebooks seminovos corporativos da MicroExato, úteis em gerar uma economia de custo sem defasagem na qualidade dos serviços executados.

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