5 dicas de como organizar arquivos digitais da sua microempresa

Ao compreender os segredos de como organizar arquivos digitais você desenvolve ganhos significativos no ritmo produtivo da sua microempresa. Com as documentações organizadas é possível perder menos tempo na busca de dados, o que por consequência torna a equipe de trabalho mais produtiva.

Uma tendência que cresce a cada dia é digitalização de arquivos, principalmente nas empresas com desejo de otimizar a produtividade. Só que a melhora na produção apenas pode ser possível se os documentos digitais estão organizados de modo simples e padronizado para facilitar as futuras buscas ou outras atividades do dia a dia produtivo.

Neste artigo você confere como organizar arquivos digitais de modo eficiente na sua microempresa. Continue a leitura!

Importância de saber como organizar arquivos digitais

Gestores de documentos experientes sabem que a gestão das documentações é uma tarefa longa e exigente. Gerir dados importantes se trata de um serviço burocrático, repleto de detalhes para quem busca alcançar o perfeccionismo em termos organizacionais.

Para reduzir a dificuldade nos serviços da gestão de documentos, o profissional deve sempre estar atento para as soluções apontadas por especialistas e disponíveis a baixos custos financeiros. Uma delas é manter um padrão organizacional ao administrar arquivos digitais.

Gestão e controle das informações são duas vantagens de empresas que digitalizam documentos, acessando-os nas plataformas online de qualquer localidade. Com estes dois benefícios o negócio possui mais flexibilidade para remanejar colaboradores às atividades de valor produtivo superior, como desenvolver produtos ou atender clientes rapidamente.

Se você deseja que a sua microempresa tenha uma melhor experiência na otimização produtiva vale a pena ler as 5 dicas que preparamos sobre como organizar arquivos digitais. Confira!

1. Nomeie os arquivos conforme o padrão

Pode até parecer uma dica simples, mas há diversas empresas de grande porte com setores sem o costume de nomear os arquivos de forma padronizada. Nestes ambientes de trabalho a hora de procurar documentações digitais específicas é um sufoco.

Encoraje todas as pessoas da empresa a nomear os arquivos de acordo com regras organizacionais estabelecidas previamente. Os colaboradores podem nomear conforme uma ordem como: nível de importância, setor de trabalho, tipo de serviços e datas, por exemplo.

De preferência, se a sua empresa tem orçamento disponível, contrate um colaborador apenas para otimizar a nomeação de documentos digitais e as demais tarefas básicas na organização de arquivos digitalizados.

Especialistas em como organizar arquivos digitais de microempresas contraindicam nomear os documentos com títulos longos. A estratégia mais indicada é realizar a nomeação usando abreviações, tags e palavras-chave.

Se os títulos são longos as buscas por documentos ficam demoradas, algo que não combina quando a empresa investe em digitalização para evoluir a produtividade.

2. Armazene dados na nuvem

O fato é que quanto mais arquivos estão armazenados em computadores, mais lentas são as operações. Máquinas com muitas informações no HD podem se tornar lentas e atrapalhar as atividades do escritório.

Outra dica de como organizar arquivos digitais é não confiar apenas no computador da empresa. No caso das microempresas vale armazenar na nuvem para ter mais poder de organização, segurança e mobilidade com documentações digitais, a custos reduzidos.

Uma opção prática de como organizar arquivos digitais é a nuvem, pois usufruindo das suas funções seu computador e trabalho se tornam muito mais ágeis.

Em qualquer lugar é possível trabalhar nos documentos virtuais em plataformas online, desde que se tenha um computador ou dispositivo móvel com acesso à internet. Até as burocracias com consultas ou entrada de documentações demoram menos quando há dados na nuvem.

3. Use uma plataforma de gestão de arquivos

Quando os documentos digitais estão armazenados na internet com uso de uma plataforma específica, os gestores possuem mais facilidade para realizar a organização documental em comparação com a armazenagem nos próprios computadores, em servidores da microempresa ou no arquivo físico.

Estas plataformas são indispensáveis não apenas para facilitar as buscas, como também com objetivo de realizar complexas comparações de documentos utilizando apenas um toque no smartphone, o que facilita inclusive nas tarefas para a organização de documentações digitalizadas.

4. Distribua as senhas

Para reduzir o trabalho na gestão existem profissionais que, por descuido, deixam todos os documentos acessíveis para qualquer pessoa. Este é um erro que deve ser evitado ao considerar as lições dos manuais de como organizar arquivos digitais.

Quando o acesso é livre algum colaborador por engano ou má-fé pode nomear, trocar nomes ou modificar documentos importantes, prejudicando o padrão organizacional estabelecido pelo gestor.

Na plataforma de arquivos digitais apenas as senhas de alguns usuários treinados e de confiança podem conceder a liberdade para renomear documentações ou realizar qualquer outra medida para organizar os documentos.

5. Como organizar arquivos digitais em pastas?

Para organizar documentos físicos é essencial usar pastas de papelão ou plástico. No caso dos arquivos digitais a organização deve acontecer com uso de uma estrutura organizada de pastas no computador ou nas plataformas online para acessar documentações digitalizadas.

Você pode definir a pasta de clientes e dentro dela gerar uma pasta para cada um dos nomes das empresas que seu negócio presta serviços. Também dá para gerar pastas para armazenar documentos sobre o próprio empreendimento ou até da relação com colaboradores.

Gostou das 5 indicações de como organizar arquivos digitais da sua microempresa? Agora é só colocar mãos à obra e começar a organização digitalizada!

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