Home office: como administrar o trabalho a distância

Por conta do novo coronavírus (COVID-19), as autoridades de saúde indicam a necessidade de quarentena para evitar uma propagação do vírus. Diversas empresas devem fechar as portas por alguns meses, seja pela obrigação legal ou por consciência social.

O trabalho não vai acabar porque parte dos negócios de portas fechadas deve continuar os serviços trabalhando direto de casa, online. É o famoso home office.

Embora o trabalho home office já seja uma realidade com tendência de crescimento em nível global, alguns colaboradores jamais exerceram atividades laborais direto de casa, o que gera certo receio: Será que este sistema funciona realmente? Sim, desde que alguns cuidados sejam tomados!

Como administrar o home office e garantir a produtividade?

O caminho da administração dos trabalhos à distância é mais fácil se você considerar as 10 indicações abaixo:

1: Mapear as dificuldades

Será que os funcionários possuem acesso à internet em casa e um computador que garanta a prestação de serviços no tempo real?

Antes de iniciar os trabalhos o gestor deve compreender quais são as dificuldades que cada trabalhador terá no desenvolvimento dos serviços, oferecendo o máximo de assistência que a empresa pode fornecer.

2: Saiba como fazer video chamada e se comunicar à distância

As pessoas precisam se comunicar da forma mais eficiente possível para evitar transtornos. O contato acontece por chamadas telefônicas ou via e-mail, embora a utilização dos aplicativos seja mais aconselhável em alguns casos. Há aplicações gratuitas.

Alguns apps úteis para as chamadas de vídeo com funcionários e clientes são:

1. WhatsApp;
2. Google Hangouts;
3. Zoom;
4. Slack;
5. Skype;
6. Facebook.

3: Uma liderança onipresente

Cada equipe necessita de um líder para combinar detalhes, analisar sugestões, comunicar informações de diretores e receber reclamações da equipe.

Administrar o trabalho home office em uma empresa envolve estar sempre atento às necessidades dos funcionários.

O fato de um funcionário estar online não quer dizer que ele esteja realizando serviços para a empresa. Portanto, vale mais delegar uma lista de tarefas a cada colaborador que deve ser entregue no prazo estipulado.

Realize uma reunião sempre antes de começar e após terminar o dia para acompanhar mais de perto o trabalho da equipe.

4: Tempo para respirar

Uma vez que o trabalho é online os gestores devem ter um pouco mais de tolerância quanto ao uso do tempo dos grupos de trabalho, fornecendo pequenas pausas de alguns minutos a fim de manter uma qualidade de vida desejável.

É preciso delimitar períodos para almoçar, beber água, caminhar um pouco dentro de casa, levantar da cadeira e até observar a paisagem distante, evitando futuros problemas na visão focada apenas no monitor.

5: Compreender a singularidade humana

Algumas pessoas trabalham melhor de manhã com o máximo de silêncio. Outras encontram um pico do desempenho à tarde, após almoçar, de corpo energizado e escutando uma música ambiente.

Portanto, vale a pena aos gestores solicitar a entrega das tarefas sempre ao final do expediente, evitando cobranças de serviços em outros horários, com exceção das atividades emergenciais.

6: Paciência prestativa

Os desafios estão presentes em qualquer mudança no processo de trabalho, de modo que gestores necessitam de bastante paciência, além de se manterem disponíveis durante o horário comercial.

Considere que a incerteza do futuro e as preocupações de saúde podem atrapalhar o bom andamento das atividades laborais online em home office. É importante manter canais abertos para:

1. Explicar modelos de trabalho;
2. Enviar frases motivacionais;
3. Informar medidas de segurança;
4. Mostrar dados oficiais sobre a pandemia;
5. Entre outras informações úteis de trabalho ou cuidados com o coronavírus.

7: Em busca do melhor ambiente

Em uma propriedade existem diversos cômodos nos quais as tarefas podem ser exercidas. Escolha um local confortável, pensando no posicionamento dos móveis e na ergonomia.

Uma cadeira confortável é a ferramenta que você precisa para trabalhar sem sentir dores nas costas. Dependendo das tarefas é possível inclusive se deitar na cama e colocar o notebook ao lado, embora em muitos casos isso atrapalhe a concentração.

Para ser eficiente no trabalho home office, é importante escolher um ambiente adequado, que seja organizado e confortável.

8: Criando uma rotina organizacional

No começo é estranho, mas em poucos dias você se acostuma com a nova rotina para home office. Não esqueça de manter uma organização profissional e detalhista das atividades, seja para gerar mais renda ou evitar problemas futuros com o grupo de trabalho.

Uma ferramenta que pode ajudar neste processo é o Google Tasks, que ajuda de forma gratuita a organizar as demandas que surgirem e as metas de sua equipe.

9: A utilização de ferramentas adequadas

Além das ferramentas indicadas na dica de número “2” para reuniões e comunicação também existem outras aplicações que ajudam a otimizar o serviço home-office. Exemplos:

1. GSUITE: Organize tarefas e gerencie o tempo com agilidade;
2. Microsoft Outlook: Para grupos de e-mail, pastas de trabalho, respostas automatizadas, entre outras tarefas laborais;
3. Microsoft OneDrive: Aos diversos usuários realizarem edições em um mesmo documento (Excel, Word, Power Point, entre outras opções) no tempo real;
4. Google Drive: Aplicação relacionada ao Gmail para acesso à distância de formulários, apresentações, textos, planilhas, entre outros recursos;
5. Slack, Trello ou Asana: Três escolhas para organizar melhor as conversas em equipe e a organização no fluxo de trabalho;
6. Microsoft Azure: Para realizar e organizar tarefas que dependem de mais de uma pessoa para serem desenvolvidas.

10: Conexão estável e máquinas qualitativas

Para o serviço home office funcionar não tem jeito: a casa de cada um dos trabalhadores precisa uma conexão estável. Dependendo da situação, algumas dicas básicas podem melhorar o wi-fi, mas em outros casos pode ser necessário que a própria empresa pague pela internet.

Outro ponto importante é a utilização de um desktop ou notebook qualitativo. O empreendimento deve emprestar as máquinas se a falta de computador potente puder ser um problema aos colaboradores.

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